Anna Hass är textexpert och klarspråkskonsult på Expressiva. På årets Utredardagarna är hon med som talare och vi passade på att prata med henne om läsandet i förändring och hur man bör skriva för att bli läst.

Du ska föreläsa om Läsandet i förändring, vad är den största förändringen?

Dagens läsare förväntar sig andra saker av texter, än för 10 år sedan. De förväntar sig att texterna är oerhört snabba på att förmedla sina poänger. De förväntar sig också mer överblick och luft, så att de ser strukturen och kan välja vilka delar de ska läsa. Dessutom är de betydligt mer oförlåtande inför saker som belastar hjärnan i onödan, till exempel otydliga abstrakta resonemang, långa meningar med oklara syftningar, eller kompakta stycken löptext som inte tydligt knyter an till poängen.

Du kan alltså inte skriva på samma sätt i dag, som för 10 år sedan, om du vill nå fram på samma sätt.

Varför har det blivit så här, då? Dagens samhälle förändras hastigt. Det är betydligt mer stress och kognitiv belastning i människors arbetsliv än för 10–20 år sedan. Dessutom lägger vi i Sverige mycket tid på att läsa på vår lilla mobilskärm, där vi har vant oss vid att tidningar och andra kanaler har blivit mycket duktiga på att skriva korta texter som väcker intresse extremt snabbt.

Tänk efter: hur gör du själv när du läser texter? Läser du alltid allt, ordagrant? Eller skummar du vissa delar? Har du hoppat över att läsa ett mejl, för att det inte framgick direkt vad det handlade om – vad de vill att du ska göra?

Du har massor att vinna på att redigera fram det absolut viktigaste i ditt material, och sätta det först, överst, så att det syns omedelbart. Om du börjar med bakgrund och lärobokstext riskerar du att tappa de allra flesta läsarna.

Ja, man kan tycka att alla borde läsa allt ordentligt. Men de gör inte det. De har inte möjlighet. Dina läsare översköljs av texter, alldeles för många ord, för att hinna läsa allt de borde. Därför skummar de, eller lägger undan för att läsa senare. Men om de direkt ser de poänger texten vill få fram, ökar chansen att de går in och läser lite mer. Därefter kommer de som har tid, ork och behov att gå in på djupet. Men inte alla.

De flesta utredare har stor erfarenhet av att skriva – de är redan bra på att skriva. Och vana att läsa långa texter. Det betyder att utredare fungerar mer olikt sina läsare, i dag, än för 10 och 20 år sedan. Därför kanske man numera måste välja mellan att skriva en text man gillar själv, och att skriva en text som effektivt förmedlar poängerna i korthet till de stressade läsarna.

Vad tar man med sig från din föreläsning?

Klarspråk – att skriva tydligt och effektivt – handlar inte om att folk inte klarar att läsa och förstå komplexa resonemang, utan om att det går fortare att läsa, och blir mer rätt, om du lägger tid på att göra texten överskådlig och tydlig. Alla läsare, även disputerade experter, vill först ha en överblick och en sammanfattning, därefter välja delar att fördjupa sig i. Du kan, och bör, spara läsarnas tid och öka deras möjlighet att förstå rätt, genom att du redigerar och kompletterar din text.

Du kan absolut ha 500 sidor löptext – men alla vill ha en sammanfattning först. Du ska helt enkelt lägga till ett lager, ovanpå texten – som ett lager glasyr på tårtan. Även i varje kapitel och avsnitt och stycke gör du lager, med hjälp av mellanrubriker och punktlistor, mellan den resonerande löptexten.

Och gör sedan gärna ytterligare ett lager överst – pyntet på toppen, det som drar ögonen till sig. Kanske dina tre viktigaste budskap, i en ruta på framsidan, eller först i sammanfattningen? Om du inte får mig att förstå, ögonblickligen, vad jag får ut av att läsa hela texten, kommer jag inte att göra det. Då väljer jag kanske att skippa tårtan och ta ett par småkakor i stället.

Struktur är alltså det viktigaste att arbeta med, för att du ska nå fram. Men du kan göra mycket, även med språket inne i texten.

När läsaren har valt att ge sig in i löptexten, behöver den vara mer effektiv än tidigare. I dagens tidningar och liknande, kan meningslängden vara under 10 ord i snitt, och är sällan över 15. Om din rapport då har över 20 ord i snittmeningslängd, och vissa meningar är över 40 ord, kommer meningarna att belasta läsarnas hjärnor betydligt mer. Du riskerar att man slutar läsa, tappar bort sig, behöver läsa om, eller förstår sambanden fel.

Riskerna kan du motverka på flera sätt: sätt fler kommatecken, gör fler punktlistor, flytta bisaker och hänvisningar sist i meningen så att det viktigaste verbet kommer tidigt, använd vanligare kortare och mer konkreta ord … Du behöver absolut inte få bort alla långa meningar. Även om det nog är klokt att sätta punkt lite oftare än förr.

Till sist, ge oss 3 snabba tips om hur man skriver så man blir läst?

– Planera in flera pass för att redigera språk och struktur i ditt utkast. Kanske när du känner dig cirka 50, 80 och 90 procent klar med texten. Om du ska få återkoppling från kollegor, klarspråksgranskare eller andra, så se till att du har planerat in gott om tid att gå igenom deras förslag i lugn och ro. Sitt gärna tillsammans, flera kompetenser, och jämka fram bra formuleringar.

– När du ska granska och redigera utkastet, fokusera på att hitta det som är BRA, inte det som är dåligt. Markera de bästa och viktigaste meningarna i utkastet. Lyft sedan fram dem, genom att sätta dem först i avsnittet och stycket, göra punktlistor av dem, lyfta fram dem i mellanrubriker osv. Se till att det inte GÅR att missa det som är viktigast.

– Använd ditt muntliga språk. Det flyter ofta bättre och är mer tydligt och direkt. Hur skulle du berätta, om någon ringde och frågade vad du har kommit fram till? Hur skulle du börja? Vilka fraser skulle du använda i telefon? Se om du inte kan använda precis samma i texten.

Möt Anna Hass på Utredardagarna den 24-25 september.