Fredrik Mannheimer, programansvarig på Handelshögskolan i Stockholm, är en av talarna på konferensen Ledning och styrning i framtidenens myndighet. Vi passade på att ställa några frågor till honom och Fredrik gav även ett smakprov på vad hans föreläsning kommer att handla om. Här berättar han bland annat om hur tillit fungerar som katalysator vilket skapar glädje för medarbetarna samt att styrning måste vara enkel, lättillgänglig och verksamhetsnära. Fredrik hoppas att hans föreläsning ska ge inspiration till att utveckla verksamhetsplanering och uppföljning som skapar förutsättningar för tillit.

Vad kommer ditt pass på Ledning och styrning i framtidens myndighet 2019 att handla om?

Jag kommer att prata om tillitsstyrningens påverkan framför allt på verksamhetsplanering och uppföljningsprocesserna och delge goda exempel på myndigheter som lyckats skapa en tillgänglig styrning för medarbetarna.

Hur ska chefer tänka kring tillit och öppenhet?

Tillit är en katalysator till att frigöra energi och glädje hos medarbetare, inte minst i yrken med hög utbildningsnivå. Det ställer höga krav på chefer att, i form av mål, tydliggöra vart organisationen ska utan att föreskriva den detaljerade vägen dit, i form av aktiviteter. Aktivitets och detaljstyrning hämmar tyvärr många organisationer med mycket kompetenta medarbetare.

Vilka är vinsterna med tillitsbaserad styrning?

Rätt tillämpad skapas som nämnts glädje och energi bland medarbetarna. När fler känner glädje och energi skapas en otrolig kraft i organisationen. Mer specifikt ökar hastigheten i genomförandet av målbilden.

Hur minskar man onödig kontroll och detaljstyrning?

Tydliggör vart organisationen ska på ett sätt som är ändamålsenligt för just den specifika organisationen. I ivern att utveckla styrning skapas dock ofta alldeles för komplex och sofistikerad styrning som de flesta medarbetare har svårt att ta till sig, och de flesta ledningsgruppsmedlemmar känner sig inte tillräckligt bekväma eller rustade att använda dem. Vi måste bära med oss att de flesta medarbetare inte jobbar med styrningen som huvudsyssla utan det är en uppgift vid sidan av deras verkliga funktion. Det måste vara enkelt, lättillgängligt och verksamhetsnära.

Hur ser situationen ut idag på myndigheterna?

Styrningen är i många sammanhang omfattande och komplex för en medarbetare att ta till sig. Tyvärr tror jag styrningen på flera myndigheter därmed inte är effektiv. Via regleringsbreven skapar våra huvudmän ett starkt fokus på aktiviteter som skall genomföras. Det är en grannlaga uppgift för många ledningsgrupper att omsätta detta till tydliga mål som kan balansera upp aktivitetsstyrningen. Ytterligare ett hinder för tillitstyrning är många myndigheters tunga budgetprocesser som snarare bygger murar än tillit.

Vad är viktigast för myndigheter att tänka på när de utformar sin styrning?

Utforma en styrning som är ändamålsenlig för just den egna organisationen. Det finns ingen ”one size fits all”. Det behöver vara en balans mellan styrningens olika dimensioner. Det finns fem dimensioner: 1. Mål, 2. Mätande, 3. Aktiviteter, 4. Budget och 5. Risk – dessa utgör grunden i styrning. Tillitsstyrning ställer mycket stora krav på de första två; mål och mätande. Den svenska skalden och kulturpersonlighet Esaias Tegnér sa en gång att; Det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta. Det tycker jag att ledningsgrupper och styrelser i myndigheter skall ta med sig. Frågan är om de skickar tillräckligt tydliga och lättillgängliga signaler ut i sina organisationer? Tyvärr ser jag ofta tecken på att utveckling av styrning ofta riskerar att skapa ökad komplexitet och sällan förenkling. I den kontexten får tillit svårt att frodas.

Vad hoppas du deltagarna ska ta med sig efter din föreläsning?

Inspiration till att utveckla verksamhetsplanering och uppföljning som skapar förutsättningar för tillit.