september 19, 2022 Webmaster

Arbetsförmedlingens arbete med kvalitetsgranskningar av diarieföring

Vad innebär arbetet med JK-listan? Therése Winqvist arbetar som huvudregistrator Informationsservice på Arbetsförmedlingen och är aktuell som talare på Registratordagarna 2022 i Stockholm den 5-6 oktober. Hon kommer att prata om att stärka insyn och upprätthålla hög rättssäkerhet samt Arbetsförmedlingens arbete med JK-listan och kvalitetsgranskningar av diarieföring. Vi passade på att ställa några frågor till Therése inför konferensen där hon bla berättar vad deltagarna kan förvänta sig av hennes presentation, hur de arbetar tillsammans med övriga enheter och vad behöver finnas på plats för att man säkerställer rättssäkerheten?

Berätta lite kort om din bakgrund och hur du hamnade på Arbetsförmedlingen?

Jag har tidigare arbetat som registrator på kommuner inom nämnd, kommunstyrelse och Stadsdelsförvaltning. Jag har arbetat på Arbetsförmedlingen i lite mer än tre år och det är den första statliga myndigheten för mig. Hit sökte jag mig eftersom jag ville ha nya utmaningar inom informationshantering och digitalisering.

Vad kan deltagarna förväntas sig få höra under din presentation?

Hur vi arbetar med Arbetsförmedlingens ärendeförteckning (JK-lista) och övriga granskningar. Myndighetens storlek gör arbetet mer komplext.

Du ska tala under rubriken ”Arbetsförmedlingens arbete med JK-listan och kvalitetsgranskningar av diarieföring”, går det kortfattat beskriva vad det går ut på?

Huvudregistraturen samordnar arbetet med Arbetsförmedlingens ärendeförteckning (JK-lista). JK-listan är en förteckning över pågående ärenden, som har inkommit före 1 juli föregående år. Vi tar fram ärendelistor och fördelar dem till verksamheterna och går ut med information och rutiner om hur man ska göra. Vi kontrollerar ifyllda listor och kommentarer och bedömer om dessa är godkända. Vi ansvarar för att sammanställa listor och att skicka ärendeförteckningen till Justitiekanslern (JK).

Kvalitetsgranskningar i Diariet sker löpande under året av huvudregistraturen med syfte att höja kvaliteten och att avsluta ärenden i rätt tid.

Vad behöver finnas på plats för att man säkerställer rättssäkerheten?

Investera i de anställdas kompetensutveckling för att höja kunskapen. Det är också viktigt att man har datasystem som uppfyller kraven och att handböcker och interna rutiner uppdateras och följs.

Arbetsförmedlingen är ju en stor myndighet – hur arbetar ni med övriga enheter?

Huvudregistraturen hanterar flera olika slags ärenden och är involverade i flera processer på myndigheten. Vi stöttar verksamheterna med diarieföring, svarar på frågor om diarieföring och informationshantering. Vi diarieför många olika ärendetyper. Vi ansvarar för diarieföringen åt vissa verksamheter, ex Rättsavdelningen och HR samt ansvarar för myndighetens funktionsbrevlåda.

Hur arbetar ni med arkiv och registraturen – är det en enhet eller hur tänker ni där?

Enheten Informationsförvaltning har två sektioner: sektionen Informationsservice där myndighetens huvudregistratur finns samt sektionen Informationsstrategi där utredande arkivarier och myndighetens arkiv finns. Vi är alltså en enhet men uppdelade på två sektioner.

Vad hoppas du deltagarna ska få med sig efter din presentation?

Att det blir tydligt vem som har ansvar för handläggningen av ett ärende och vem som har ansvar för ärendet i Diariet. Att det är viktigt att det finns rutiner och att dessa följs. Att följa upp ärendestatus i Diariet regelbundet och att någon har ansvar för det. Att använda sig av de funktioner som finns i systemet för att kontrollera sina ärenden.

Är det någon annan talare eller ämne som du fastnar speciellt för i programmet?

Jag tycker att det ska bli intressant att lyssna på Elisabeth Svennung från Polismyndigheten om Processtyrning av diarieföringen med ett nationellt perspektiv.