Förädla din viktiga roll som registrator i organisationen

Registratoryrket är i stor förändring med bland annat ett mer digitalt samhälle. Som registrator har du stort ansvar och här får du under två dagar möjlighet att ta till dig ny och viktig kunskap.

Under konferensen kommer flera praktikfall från Kammarkollegiet, Region Uppsala, Syvab, Svenska kraftnät och Göteborgs stad att ta upp hur rollen och yrket har och kommer förändras. Här berättar ett antal organisationer hur de arbetat med bland annat resan mot digitala diarieakter, nyttan att samarbeta, utlämnande av allmänna handlingar, att gå från analogt till digital, och att införa ny klasssifieringsstruktur och dokumenthanteringsplan.

Dessutom kommer ledande experter inom området som Caspar Alamander från SKR och berättar om hur registratoryrket påverkas av digitaliseringen och Roger Fagerud från myndigheten DIGG om utmaningar och möjligheter med elektroniska underskrifter. Dessutom kommer Monika Wendleby att ge dig verktyg för att hantera GDPR i registratorrollen. Den första konferensdagen avslutas med att Anders Houltz från Centrum för näringslivhistoria ger en bakgrund till hur arkiv och registrering blivit en paradgren i Sverige.

Så passa på att anmäl dig redan i dag till denna inspirerande mötesplats och få chansen att träffa samt nätverka med kollegor ifrån hela Sverige som har registratorrollen gemensamt.

Varmt välkommen till två intensiva och inspirerande konferensdagar!

Jonas Karström
Projektledare
Centrum för Kunskapsutveckling
Tfn: 08-587 662 66
E-post: jonas.karstrom@insightevents.se

6-7 oktober 2021

Stockholm, lokal meddelas senare

Sagt av tidigare deltagare

”Bra mix, bra föreläsare”

”Jag är nöjd och kan rekommendera den till andra”

”Bra och informativ”

Program

09:00 Registrering och morgonkaffe
09:30 Registratur i omställning – från osynlig funktion till ett kunskapsnav

• Registraturens väg från osynlig och tagen för given till en funktion som tar ledning och plats
• Att rensa bland uppgifterna och lägga ansvaret där det hör hemma
• Plats i organisationen – formell och informell
• Vår förändringsstrategi – synlighet, riktade målgruppsutbildningar, tillgänglighet och samarbeten
• Att damma av registraturens gamla inkörda spår och förändrar en föråldrad syn på registraturens funktion

Agata Lundberg, teamledande registrator, Svenska kraftnäts juridiska enhet. Agata har tidigare arbetat som registrator på juridiska avdelningen, stadsledningskontoret i Stockholms stad och som huvudregistrator på kommunledningsförvaltningen i Botkyrka kommun.
10:20 Förmiddagskaffe
10:50 Utlämnande och hantering kring Covid

• Registrera och hantera ärendehantering – sekretess m.m.
• Erfarenheter och hur rutiner och processer ändrats

Jennie Larsson, huvudregistrator, Region Uppsala
11:30 En förändringsresa – att gå från analogt till digitalt

• Hur vi gick från allmänna arkivschemat till processbaserad ordning
• Hur vi styrde upp bolagets styrande arkivhandlingar och hur vi applicerade dem till vårt digitala system
• Vilka konsekvenser får det att lämna papper och föra över handlingar digitalt
• Vikten att få med sig medarbetare och ledning
• Lärdomar – vad skulle vi göra annorlunda? Vad hade vi förutspått och vad gick bra samt vilka problem uppstod

Marianne Forsell, kommunikationsansvarig, Syvab
12:20 Lunch
13:20 Hur kan vi använda elektroniska underskrifter – utmaningar och möjligheter

• När är det tillåtet att använda elektronisk underskrift?
• Hur avgör man om det går att lita på en e-underskrift eller inte?
• Hur bevarar man en e-underskrift?
• Hur hanterar man e-underskrifter om man inte diarieför och arkiverar handlingar elektroniskt?
• Är det ok att låta personalen underteckna handlingar med sitt privata BankID?
• Skillnader mellan olika typer av signeringslösningar?

Roger Fagerud, IT-chef, DIGG
14:20 Eftermiddagskaffe
14:50 Från nu till framtiden – registratoryrket i ett digitalt samhälle

• Registratorens viktiga och komplexa roll mot verksamheten och medborgarna
• Digital informationshantering – vad du ska tänka på
• Inskanning och gallring av pappershandlingar – viktiga tips
• Utlämning av allmänna handlingar – öppenhet och transparens i förhållande till sekretess och GDPR
• Digitala handlingar och digitala underskrifter – äkthet och autenticitet
• Samverkan – värdet av ett registratornätverk

Caspar Almalander, informationshanteringsstrateg, SKR – Avdelning för digitalisering
15:50 Arkiv och registrering – en svensk paradgren genom historien

• Hur blev Sverige bäst i världen på arkiv och registrering?
• Arkiven – samhällets ankarfäste i historien
• Arkivarier och registratorer i det digitala arkivlandskapet
• Registrering som strategisk resurs – då, nu och i framtiden

Anders Houltz, forskningschef, Centrum för näringslivhistoria
16:50 - 17:00Den första konferensdagen avslutas
08:30 Morgonkaffe
09:00 Från traditionellt kontor med analog ärendehantering till aktivitetsbaserat kontor med digital ärendehantering – En förändringsresa

• Hur vi skapat en digital helhet genom ett nytt ärendeoch dokumenthanteringssystem samt e-tjänsteplattform - konkreta tips och fallgropar
• Analoga handlingar i en digitalvärld? Hur tacklar vi pappersposten och äldre ärenden på papper
• Hur påverkar digitaliseringen registratorsrollen? Hur ser arbetsuppgifter och rutinerna ut idag jämfört med ett år sedan när vi var analoga
• Går det att jobba som registrator i en aktivitetsbaserad arbetsmiljö?För- och nackdelar

Miika Vilenius, projekt- och förvaltningsledare, Kammarkollegiet
10:00 Förmiddagskaffe
10:30 Informationssäkerhet/IT-säkerhet för registratorer

• Informationshantering - att skapa bra strukturer och arbetssätt, gemensam klassificering
• Informationssäkerhet – att hantera personuppgifter och handlingar med sekretess eller konfidentiell information enligt informationsklassning
• Informationslagring – att få förståelse kring vilken IT- och Informationssäkerhet som krävs för de olika informationsklasserna

Roger Broberg, informationssäkerhet & DSO, ArkivIT
11:20 Kalla och varma digitala arkiv

Långtidsbevarande av digitala arkiv kräver elektricitet i olika omfattning. Allt fler aktörer med stora mängder information väljer lagring utan strömförsörjning, bland annat Facebook. Hur ska vi lagra och bevara digital information över lång tid, säg 100 år? Kommer resurserna att räcka till för förvaltning av den ökande mängden digital information? Om ingen efterfrågar den lagrade informationen, hur säkerställer vi att den överlever?

Matias Vangsnes, operativ chef, grundare på Archiwwwe och konsult på Futurniture
12:00 Lunch
13:00 Livscykelperspektiv – förutsättningar för proaktiv arkiv- och informationshantering

• Så har Regionarkivet arbetat för att skapa förutsättningar för en effektiv och långsiktig informationshantering inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
• Klassificeringsstrukturen – grunden för myndigheternas arkiv- och informationsredovisning
• Behovet av proaktiv arkiv- och informationshantering i samband med digitalisering – att tänka slutarkiv redan innan en handling skapas
• Metadata – information om information för att möjliggöra återsökning idag och i framtiden

Peter Nilsson, avdelningschef, Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
14:00 Eftermiddagskaffe
14:30 GDPR för registratorer – förstå och tillämpa i praktiken

• Vad omfattas av begrepp som personuppgifter och behandling i registratorns arbete?
• Den logiska trappan – ändamål och laglig grund för behandling
• Vad gäller för känsliga personuppgifter? Personuppgifter om lagöverträdelser? Personnummer?
• Särskilt om GDPR i förhållande till offentlighetsprincipen
• Sanktioner och hantering av personuppgiftsincidenter

Monika Wendleby är jurist och managementkonsult. Hon är författare till böckerna ”Dataskyddsförordningen GDPR: Förstå och tillämpa i praktiken och “GDPR Dataskyddsförordningen: För dataskyddsombud och andra ansvariga”. Hon har där i många år arbetat som domare i förvaltningsdomstolar. Hon har också arbetat på både stora och små statliga myndigheter och varit sekreterare i en statlig utredning som bland annat tog fram en registerlag.
16:00 Konferensen sammanfattas och avslutas

Talare

Agata Lundberg
Svenska kraftnät

Anders Houltz
Centrum för näringslivhistoria

Caspar Almalander
SKR

Jennie Larsson
Region Uppsala

Marianne Forsell
Syvab

Miika Vilenius
Kammarkollegiet

Monika Wendleby

Peter Nilsson
Göteborgs Stad

Roger Broberg
ArkivIT

Roger Fagerud
DIGG

Sponsorskap / Utställning

Är du intresserad av sponsorskap & utställning för denna konferens?

På våra konferenser har ni möjlighet att personligen möta potentiella kunder och knyta nya affärskontakter samtidigt som ni förstärker ert företags position inom branschen.

Kontakta nedanstående person för mer information:

Roland Behrendt
Sales Manager
Tel: 08-587 662 77
Email: roland.Behrendt@insightevents.se

Ladda ner broschyr

Anmälan

TILL ANMÄLAN

Du kan också anmäla dig genom att ringa oss på 08 587 662 00 eller maila oss på info@insightevents.se

Prislista

Boka t.o.m 17/9

Boka fr.o.m 18/9

Konferens7.990 kr 8.990 kr

Lokal

Kontakta oss

Projektledare Jonas Karström
Tfn: 08-587 662 66
E-post: jonas.karstrom@insightevents.se

Sponsring- och utställning Roland Behrendt
Tel: 08-587 662 77
Email: roland.behrendt@insightevents.se

Deltagarplats Magnus Sjölander
Tel: 08-587 662 14
Email: magnus.sjolander@insightevents.se

Vill du att vi kontaktar dig?